Les solutions pour la gestion de la flotte mobile de l'entreprise

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises font le choix d’équiper leurs salariés de mobiles professionnels. Si cela est un avantage par bien des aspects, une flotte mobile d’entreprise nécessite également une organisation particulière et soulève des questions. Quel est le meilleur moyen d’effectuer cette gestion logistique quotidienne ? Comment garantir la sécurité des données de votre entreprise ? Vous trouverez ici un guide complet qui détaille la gestion d’une flotte mobile au sein d’une entreprise.

• L'essentiel :
• Une flotte mobile implique une organisation logistique et financière du parc de terminaux mobiles.
• La gestion d'une flotte mobile implique également un système de sécurisation des données de l'entreprise, ainsi que des données personnelles du salarié.
• Pour aider le gestionnaire de flotte dans sa gestion quotidienne, il est possible d'avoir recours à une solution EMM (Enterprise Mobility Management). Bouygues Télécom, Orange et SFR commercialisent des solutions EMM.
• Le service Onoff Business permet une gestion simple d'une flotte d'entreprise, en créant des numéros instantanément, qui s'utilisent sur le mobile personnel du salarié.

Qu’est-ce qu’une flotte mobile ?

Une flotte mobile, c’est l'ensemble des téléphones mobiles et des forfaits professionnels qu'une entreprise possède et qui sont répartis entre les employés afin que ces derniers puissent gérer leur activité professionnelle au mieux. Une flotte mobile signifie que les abonnements ne sont pas souscrits de manière individuelle, mais qu’ils font partie d’une offre groupée.

Aujourd’hui, le mobile professionnel est très utilisé par la plupart des entreprises. En effet, ce dernier offre plusieurs avantages, puisqu’il permet plus de flexibilité en offrant aux salariés la possibilité de gérer leurs emplois du temps et de travailler en dehors de leurs bureaux. Le mobile professionnel permet également d’augmenter la productivité d’une entreprise, en valorisant les salariés.

Mais dès lors qu’il y a un grand nombre de salariés possédant un mobile professionnel au sein d’une même entreprise, cela peut soulever des questions concernant la gestion courante de cette flotte.

Comment choisir les appareils d’une flotte mobile ?

Le choix de l’appareil dépend du besoin de l'utilisateur et de l'activité exercée. Si le salarié nécessite, dans le cadre de son activité, d’utiliser de manière intensive un téléphone ou une tablette, il est préférable que ce dernier bénéficie d’un écran de grande taille afin que son utilisation soit confortable. Si l’activité professionnelle du salarié nécessite la présentation de visuels, une tablette pourrait être adaptée.

Aujourd’hui, plusieurs constructeurs proposent des modèles de tablettes ou de smartphones de grande taille qui sont adaptés à une activité professionnelle. On en trouve, par exemple, chez Google (tablette Google Pixel C, smartphone Google Pixel 4), Microsoft (les modèles de tablettes Surface) ou Samsung (tablette Galaxy Tab ou smartphone Galaxy Note).

Si vous devez équiper des salariés qui travaillent sur des chantiers ou dans un milieu plus industriel, vous pouvez vous tourner vers une marque comme Crosscall, qui est une référence en matière de terminaux mobiles résistants. Si l'activité de votre entreprise nécessite simplement l'utilisation d'une ligne téléphonique et l'envoi d'e-mail, tout type de smartphone peut faire l'affaire.

Sachez que si vous disposez d’un budget limité ou que vous souhaitez véhiculer des valeurs plus écologiques, vous pouvez aussi très bien vous tourner vers le marché de seconde main (en vous procurant les terminaux sur des sites tels que backmarket.fr), qui propose des appareils parfois très récents, à prix avantageux.

Le plus important concerne le choix de l’opérateur mobile. En effet, pour que les salariés puissent utiliser leur mobile en déplacement, il faut que la couverture réseau soit performante. Pensez donc à vérifier la couverture de chaque opérateur pour que les lieux principaux de déplacement de vos salariés bénéficient d’un réseau performant qui les accompagne durant leurs trajets et que leur activité professionnelle ne soit pas interrompue.

Service gratuit. Pour vous aider à faire votre choix, n'hésitez pas à contacter l'un de nos conseillers.
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Comment assurer la gestion de flotte mobile dans une entreprise ?

La gestion d’une flotte mobile d’entreprise implique de l’organisation, à savoir :

• Une organisation logistique, qui regroupe à la fois le fonctionnement des téléphones, l'organisation des réparations quand il y en a, le renouvellement des téléphones lorsque cela est nécessaire, les inventaires après le départ des employés etc. Cette organisation logistique passe par un suivi quotidien des différentes lignes utilisées, des consommations mobiles, la gestion des applications, et bien d’autres éléments qui peuvent nécessiter la création d’un poste dédié à la gestion de flotte.
• La gestion de flotte mobile nécessite également un suivi financier rigoureux, qui englobe le suivi du coût des forfaits mobile professionnels, l'achat et la réparation des téléphones et des accessoires fournis aux salariés (kit mains libre, chargeurs, adaptateurs…).

Il est aussi très important de mettre en place un système de sécurisation des données présentes sur les téléphones. En effet, tous les objets mobiles connectés peuvent subir des tentatives de piratage ou de vol de données. Un appareil professionnel est susceptible de contenir des données sensibles, tels que des fichiers clients, des contrats, des documents comptables… Il convient donc de prendre des précautions pour garantir la sécurité de ces appareils, qui peut nécessiter le recours à des outils spécifiques (gestionnaire de mots de passe, antivirus…).

D’autre part, aujourd’hui les salariés n’hésitent plus à mélanger leur vie professionnelle et personnelle sur un même terminal. La sécurité des données de l’entreprise devient donc une question fondamentale, comme celle de la préservation de la vie privée du salarié.

Les solutions EMM pour faciliter la gestion mobile en entreprise

Vous pouvez choisir de mener la gestion de votre flotte mobile par le biais d’un gestionnaire de flotte mobile, qui mettra en place une organisation par ses propres moyens. Vous pouvez également passer par une société externe ou par un opérateur qui commercialise une solution d’EMM (Enterprise Mobility Management).

Qu'est-ce qu'une EMM ?

Les EMM, ou «Gestion Mobile de l’Entreprise» en français, englobent un ensemble de technologies qui permettent aux entreprises de gérer et de sécuriser les appareils mobiles (qu'il s'agisse de smartphones, de tablettes ou d'ordinateurs portables) de leurs employés ainsi que les données qu’ils contiennent.

Ces solutions sont très populaires, car elles présentent de nombreux avantages. En effet, la digitalisation des environnements de travail et la multiplicité des terminaux et des contenus peuvent complexifier les missions des gestionnaires de flotte. Ces derniers peuvent rencontrer plusieurs problématiques qu’ils doivent être en mesure d'anticiper : le développement des virus et malwares, les nouvelles contraintes règlementaires avec la protection des données personnelles et la séparation des usages professionnels et personnels.

Dans ce contexte, maitriser la configuration et la conformité des terminaux et des contenus dans l’entreprise devient un enjeu prioritaire, et c’est pour cela que les entreprises ont fréquemment recours à des solutions EMM qui facilitent cette gestion.

Quelles sont les fonctions regroupées dans une EMM ?

Une solution EMM vous permet de gérer votre flotte mobile et vos accès utilisateurs depuis une plateforme en ligne, de manière très simple puisque tout est centralisé au même endroit. Une EMM possède deux grandes fonctions principales :

• Une plateforme EMM vous offre la possibilité de répertorier vos terminaux, d’attribuer des accès plus ou moins restreints à vos collaborateurs afin de protéger les données de votre entreprise, et de gérer les mises à jour de vos logiciels et le renouvellement du parc de smartphones.
• L’EMM vous permet en outre de sécuriser vos terminaux, que ce soit en cas d’incident (perte, vol, suspicion de piratage), mais également de protéger l’accès au réseau privé de votre entreprise, aux applications professionnelles ou aux données confidentielles de vos clients. Cela vous permet ainsi de préserver vos contenus et vos données, et de respecter également la vie privée de vos collaborateurs.

L’EMM englobe le MDM (Mobile Device Management). Il s’agit de solutions créées par les éditeurs de logiciels pour les flottes mobiles. Ces solutions permettent de gérer et de garantir la sécurité des appareils de la flotte, même à distance.

Grâce aux solutions de MDM, vous avez la possibilité de paramétrer à distance les accès aux terminaux mobiles de vos collaborateurs, de localiser leurs appareils en cas de perte et, si besoin, d’effacer leur contenu. Le tout se fait depuis une interface MDM dédiée, qui vous permet également de procéder à l’installation d’applications, d’effectuer des diagnostics à distance et de lancer, en cas de besoin, des actions préventives de sécurité.

Quelles sont les solutions existantes qui simplifient la gestion d’une flotte mobile d’entreprise ?

Onoff Business : la création de numéros professionnels en seulement quelques clics

Onoff business est un outil qui facilite la gestion de votre flotte mobile. Vous obtenez instantanément des numéros de mobile professionnels pour vos employés, qui s’utilisent sur leurs terminaux personnels. Cela permet de faire une économie de matériel, et donc une économie de temps puisque vous n'avez pas de parc à gérer. Vos employés ont quant à eux un numéro dédié à leur ligne professionnelle qui n’interfère pas avec leur ligne privée.

Une fois créés, les numéros sont utilisables instantanément grâce à l’application mobile Onoff Business. Les employés ont juste à télécharger l'application Onoff Business, à se connecter. Ils peuvent aussi ensuite utiliser leurs numéros professionnels depuis leur propre smartphone sans pour autant mélanger les contacts, les SMS, les appels, etc. avec ceux de leur répertoire privé.

Lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, vous avez la possibilité de réattribuer son numéro professionnel à quelqu’un d’autre.

Les numéros de mobile Onoff Business sont à 9€ par mois (numéros français) et permettent de passer des appels illimités en France et en Europe et d’envoyer des SMS en illimité. Cette offre n’est soumise à aucune durée d’engagement.

La solution MaaS360 proposée par Bouygues Télécom

Bouygues Télécom propose des solutions de gestion de la mobilité d’entreprise (EMM) qui permettent, depuis une plateforme web, de gérer à distance et sécuriser l’intégralité de votre parc mobile. Cette plateforme est éditée par IBM et s’appelle «MaaS360» : c’est la solution leader du marché de la gestion et de la sécurisation des flottes mobiles.

Vous avez le choix entre 3 niveaux de licence en fonction des prestations que vous souhaitez mettre en place. L’interface est ergonomique et dispose d’un assistant intelligent pour que la gestion quotidienne de votre flotte mobile soit simplifiée. Vous êtes en plus formé par des experts Bouygues Télécom Entreprise, en fonction de vos besoins, qui s’occupent du déploiement de votre flotte.

La solution MaaS360 vous permet de :

• Protéger vos terminaux et vos données : en cas de perte ou de vol d’un mobile, vous avez la possibilité de le localiser et de le verrouiller à distance. Vous pouvez également supprimer à distance vos données.
• Détecter et supprimer les menaces mobiles et les cyberattaques.
• Sécuriser et paramétrer l’accès à votre environnement de travail.
• Respecter les usages pro/perso de vos collaborateurs.

Les tarifs varient en fonction de votre niveau de licence. Vous pouvez effectuer une demande de devis en ligne, directement sur le site Internet de Bouygues Télécom dédié aux entreprises.

SFR flotte mobile : la solution Gestion et Sécurité des terminaux

SFR Business propose un accompagnement personnalisé pour la gestion des flottes d’entreprise. Vous pouvez au choix :

1. Opter pour un outil de pilotage et de gestion de flotte (qui vous permet de suivre votre parc mobile, d’analyser et d’optimiser vos dépenses) qui vous garantit aussi un support réseau.
2. Souscrire une offre de Mobile Device Management, plus complète, avec la solution Gestion et Sécurité des terminaux.

L’offre de MDM est une offre cloud, avec une interface de gestion sécurisée qui vous permet de gérer et de configurer les terminaux de façon unifiée et à distance, de sécuriser les mobiles et l’accès aux données de l’entreprise, ainsi que d’avoir une vision complète de votre flotte, grâce à un inventaire du parc et à des rapports automatisés.

Si vous le souhaitez, vous pouvez opter pour des fonctionnalités avancées qui vous permettent d’obtenir encore plus de garanties au niveau de la sécurité grâce à des actions supplémentaires (VPN mobile, effacer du contenu à distance, bloquer l’installation d’applications non approuvées, être alerté en cas de suspicion de terminaux corrompus…).

Le MDM SFR Business est en partenariat avec VMWare, une des sociétés leaders du MDM.

Orange flotte mobile : la solution Device Management Express

Orange Business Service propose des solutions simples et adaptées aux besoins des gestionnaires de flotte. Grâce à Device Management Express, le gestionnaire de flotte peut administrer sa flotte (inventaire du parc, diagnostique de l’état des terminaux, gestion des groupes d’utilisateurs, envoi de messages aux utilisateurs…), configurer ses terminaux (restriction d’utilisation, choix des applications, VPN…) et les piloter en appliquant une politique de sécurité (limite de certaines fonctionnalités, politique renforcée de mots de passe, blocage d’un terminal suite à une perte, un vol ou un départ, réinitialisation d’un terminal…).

La gestion se fait via une interface ergonomique et intuitive, pensée pour permettre au gestionnaire de flotte une prise en main facile et rapide. Cette solution est disponible en mode cloud, elle ne nécessite donc aucun autre investissement pour l’entreprise. Orange s’occupe de la gestion et des mises à jour au quotidien.

Pour la prise en main de Device Management Express et son utilisation, Orange propose des prestations d’accompagnement du gestionnaire de flotte, ainsi que des guides pratiques qu’il peut consulter à tout moment.

L’interface du service Device Management Express intègre un tableau de bord qui permet de visualiser rapidement les indicateurs clés pour le gestionnaire de flotte. Cela concerne aussi bien les statistiques d’usage que les rapports d’alarme remontés par la plateforme.

Device Management Express permet de choisir un profil uniquement usage pro ou un profil usage pro/perso en cloisonnant les données professionnelles. Cela se fait au travers d’un container chiffré.

Les étapes de la prise en main de Device Management Express sont les suivantes :

1. Le gestionnaire de flotte reçoit par mail le lien pour se connecter à la plateforme Device Management Express, avec ses identifiants et mots de passe. Il dispose alors de l’interface pour gérer sa flotte.
2. Afin de faciliter le déploiement de sa flotte, le gestionnaire peut ensuite inscrire ses terminaux compatibles auprès des différents constructeurs. Les utilisateurs disposent ainsi plus rapidement d’un terminal prêt à l’emploi.
3. Enfin, le gestionnaire peut personnaliser la configuration de sa flotte en sélectionnant les fonctionnalités définies par la stratégie de l’entreprise.