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Déménagement entreprise : démarches, électricité, gaz

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Déménager son entreprise demande de l’organisation et une check liste déménagement à jour ! Le chef d’entreprise doit en effet coordonner à la fois le déplacement dans ses nouveaux locaux ainsi que les différentes formalités administratives liées aux anciens bureaux professionnels et aux nouveaux. Quelques rappels des actions à planifier pour effectuer un déménagement professionnel serein !


Déménagement entreprise : pourquoi changer de locaux professionnels ?

Plusieurs facteurs peuvent entraîner le déménagement des locaux professionnels :

  • L’agrandissement de l’entreprise et le recrutement de nouveaux collaborateurs ;
  • Le regroupement de plusieurs entités ;
  • Un ancien loyer trop élevé ;
  • Des locaux qui ne sont plus adaptés aux activités de l’entreprise, etc.

Déménager sa société a quelque chose de positif pour l’entreprise et apporte de la nouveauté et un nouveau départ pour l’activité du professionnel. De plus, le déménagement du professionnel est souvent synonyme de développement de l’entreprise et d’une notoriété qui s’agrandit.

Il est toutefois nécessaire d’anticiper au maximum le déménagement du professionnel afin d’éviter des répercussions négatives sur les activités de la société et sur les salariés.

À combien s’élève le tarif d’un déménagement d’entreprise ? La maîtrise de son budget déménagement reste essentielle lors du déplacement de ses équipes vers de nouveaux locaux. Les différents postes à prendre en compte sont variés : camionnettes de déménagement, frais de rénovation des anciens ou des nouveaux locaux, achat de matériel supplémentaire, etc. Il est nécessaire de demander bien avant la date effective du déménagement divers devis aux professions concernées. Le coût d’un déménagement pro peut varier entre 6 000 à 8 000 euros. Le transport et la manutention représentent environ 15 % du coût total, les travaux d'aménagement entre 50 et 70 % du budget. Sans oublier la remise en état des anciens locaux, l'installation des nouveaux postes de travail et le temps consacré aux diverses démarches administratives. Un mauvais timing est le plus souvent synonyme de pertes d’argent pour le professionnel.

Combien de temps prend la préparation d'un déménagement d'entreprise ?

La préparation du déménagement d’une entreprise dépend de plusieurs facteurs comme par exemple la taille de l’entreprise, le nombre de salariés et la superficie à déménager.

Une estimation du temps de préparation :

  • Entreprise < à 10 personnes : environ 1 mois ;
  • < à 100 personnes : environ 3 mois ;
  • De 100 à 500 personnes : environ 6 mois ;
  • > à 500 personnes : environ une année à l’avance.

Quel est le bon moment pour déménager son entreprise ?Il est préférable de choisir une période qui impactera peu l’activité de l’entreprise. Les déménagements pros s’effectuent généralement en fin d’année fiscale ou pendant les vacances scolaires. Le déménagement peut avoir lieu le week-end afin de limiter l’impact sur l’entreprise.

Déménagement entreprise : quelles sont les formalités pour changer de locaux pros ?

Préparer le budget déménagement

Plusieurs éléments vont faire varier le coût total du déménagement pro :

  • Les frais liés au transport et au déménageur ;
  • Les prix des nouveaux locaux ;
  • Le coût du personnel prévu pour le déménagement ;
  • L’achat du nouveau mobilier ou des nouveaux équipements de bureau ;
  • Les frais relatifs aux nouveaux locaux : charges supplémentaires, frais d’entretien et de nettoyage, etc.

Déposer le préavis de départ

Le contrat de bail liant l’entreprise aux propriétaire des locaux doit être relu avec attention. En effet, la non prise en compte du délai de préavis peut exposer le professionnel à des frais importants. Le préavis de départ des locaux professionnels se situe généralement entre 3 et 6 mois.

Faire auditer les nouveaux locaux professionnels

Un audit précis des nouveaux locaux professionnels permettra de mettre en avant :

  • La capacité des nouveaux bâtiments ;
  • L’état des installations ;
  • Les frais des travaux d’aménagement à anticiper (pose de cloisons, isolation, installation électrique, etc.) ;
  • La mise à jour des normes d’installation, etc.

Un cahier des charges pourra être préparé en amont et permettre au professionnel de vérifier point par point la bonne conformité des locaux et si ces derniers répondent ou non aux besoins de l'entreprise.

Aménager les nouveaux locaux

Il est absolument indispensable de penser à aménager les nouveaux locaux bien avant le jour du déménagement. L’audit des nouveaux bâtiments pros a pour mission d’évaluer les travaux et rénovations à réaliser avant le jour J du déménagement.

Prévenir les salariés et les collaborateurs

Il est nécessaire d’avertir au préalable les salariés de son entreprise et de leur communiquer le plus d’information possible. Il est également utile de leur expliquer la raison de ces changements et de répondre à toutes leurs interrogations afin de rassurer le personnel.

Prévenir les représentants du personnelPour une meilleure coordination du déménagement, les représentants du personnel devront obligatoirement être informés de la date effective du déménagement plusieurs mois à l’avance. Une personne pourra être désignée par équipe afin de faciliter le déménagement des étages.

Se plier aux formalités administratives

Quelques rappels des formalités administratives à anticiper avant le déménagement professionnel :

  • Ouvrir les lignes téléphoniques et les lignes internet dans les nouveaux locaux ;
  • Effectuer le changement d’adresse auprès de l’ensemble des organismes (Ursaff, sécurité sociale, préfecture, fournisseurs, assureurs, etc.) ;
  • Prévenir les clients et les partenaires du déménagement des locaux.

Déménagement entreprise et changement de locaux : quelles démarches pour ses contrats d'électricité et de gaz naturel ?

Changer son contrat électricité / gaz ou l’occasion d’un déménagement pro demande de s’acquitter de plusieurs formalités :

  1. Contacter un fournisseur concurrent ou un comparateur de fournisseur afin de connaître la procédure de souscription à un nouveau contrat et à des tarifs plus avantageux ;
  2. Avertir son ancien fournisseur de la résiliation du contrat. Seul le souscripteur du contrat peut s’acquitter de cette formalité ;
  3. Prêter attention aux conditions de résiliation qui figurent dans le contrat actuel. En effet, les entreprises au profil tarif jaune et tarif vert souhaitant rompre le contrat ou passer à la concurrence, ont l'obligation de prévenir le fournisseur entre 45 et 60 jours avant la fin du contrat. À savoir : le déménagement est considéré comme un cas de force majeur. Dans ce cas, il n'y a pas de frais de résiliation (papiers à l'appui) ;
  4. Prise de contact avec le service client afin de les informer de la date à laquelle l’entreprise souhaite arrêter son contrat ;
  5. Transmettre les éléments nécessaires à l’établissement de la dernière facture de clôture : les informations indiquées sur le relevé de compteur au moment de l’état des lieux de sortie.
  • Quels éléments sont à communiquer pour changer son contrat d’énergie ?
  • Les coordonnées précises du nouveau local professionnel (adresse, étage, etc.) ;
  • Le numéro de Point de Référence et Mesure (PRM) à 14 chiffres afin d’identifier le compteur d’électricité ;
  • Le numéro de Point de Comptage et d’Estimation (PCE) à 14 chiffres, pour l’identification du compteur gaz ;
  • Des informations concernant les équipements et les outils de production afin de réaliser une estimation de la consommation.

Comment ouvrir un compteur électrique dans ses nouveaux locaux lors d'un déménagement d’entreprise ?

Afin d’ouvrir le compteur électrique, l’entreprise doit simplement souscrire un nouveau contrat auprès d’un des fournisseurs de son choix.

Quelques étapes essentielles pour l’ouverture du compteur électricité pro :

  • Estimer la consommation des nouveaux locaux pros en anticipant les besoins ;
  • Comparer les offres de tous les fournisseurs ou faire appel à un comparateur professionnel ;
  • Choisir son offre en fonction du résultat de l’estimation ;
  • Contacter le fournisseur pour souscrire le nouveau contrat d’électricité et demander la mise en service du compteur électrique.

Quel est le temps pour la mise en service du compteur d’électricité pro ?La mise en service standard est de 5 jours ouvrés tandis qu’une mise en service express ne peut prendre que 2 jours ouvrés. Une mise en service en urgence peut également être effectuée le jour même.

Déménagement entreprise : est-il possible de garder son ancien fournisseur d'électricité dans ses nouveaux locaux ?

Si l’entreprise souhaite conserver le même fournisseur, il doit alors souscrire un nouveau contrat auprès de ce dernier. Il pourra également en profiter pour en négocier un plus avantageux ou faire appel à un comparateur d’énergie afin de faire des économies sur les prochaines factures. Les entreprises connaissant de très gros besoins en énergie (> à 42 kVA, profil tarif jaune ou tarif vert) devront contacter en priorité leur fournisseur afin d’établir un devis personnalisé et connaître le tarif pro à jour de l’électricité.

Déménagement entreprise : est-il obligatoire de rester chez EDF Pro ou EDF Entreprises ?

Les entreprises sont libres de souscrire chez un fournisseur d’électricité et/ou de gaz de leur choix, ce dernier pouvant être un fournisseur historique ou un fournisseur alternatif comme : 

Engie
Total Direct Energie
Eni
EDF Pro
Planete OUI
Enercoop
Proxelia
Energie d’ici
Alterna
Energem
Lucia
Energies du Santerre
Energies Libres
Alpiq
Uniper
Vatterfall
Enovos
Edenkia

Déménagement entreprise et service des eaux : quelles sont les formalités ?

Il est nécessaire que la date de fermeture de son contrat soit corrélée avec la date du déménagement afin de bénéficier de l'eau jusqu'au départ.

Les démarches d'ouverture de son d'abonnement d’eau devront être anticipées à l’avance.

  • Les locaux professionnels se situent en appartement locatifs : la facture d’eau est alors adressée au syndicat de copropriété, qui se charge ensuite de répartir la dépense dans les charges de copropriétés. Aucune démarche n’est alors à effectuer par l’entreprise elle-même ;
  • Les locaux professionnels se situent dans une maison individuelle : le fournisseur d'eau doit alors être contacté dans les 15 jours qui précèdent le déménagement afin de demander la résiliation de son contrat d’eau.

Existe-t-il des entreprises spécialisées dans le "déménagement entreprise" ?

De nombreuses entreprises de déménagement sont certifiées et ont la capacité de prendre en charge toutes les étapes nécessaires au déplacement des bureaux professionnels.

Les services proposés concernent le plus souvent :

  • La prise en charge des formalités administratives ;
  • L’organisation et la préparation du déménagement ;
  • La préparation et l’empaquetage des biens ;
  • L’emménagement dans les nouveaux locaux.

Le recours à un spécialiste du déménagement d’entreprise aura bien évidemment un impact sur le coût total du déménagement. Cependant, cette solution peut être un gain de temps pour les grandes entreprises. Alors que les plus petites entreprises (TPE et PME) auront intérêt à mobiliser leurs salariés et collaborateurs pour effectuer le déménagement.

Déménagement entreprise : faut-il souscrire à une assurance spécifique ?

En France, les assurances Marsh et Axa couvrent les 3/4 du marché des déménageurs (particuliers et pros).

Quelques questions clés sont à se poser avant de souscrire à une assurance dédiée au déménagement des entreprises :

  • Le déménagement est-il couvert en Responsabilité Contractuelle ou en Garantie Dommage ? À quel prix ?
  • Quelle est la valeur du mobilier à déménager ?
  • L’assurance couvre-t-elle bien l’ensemble des biens à déménager ?

Quelle est la responsabilité du déménageur ?

La responsabilité de base ou "responsabilité civile" du déménageur est une assurance obligatoire qui va couvrir les dommages réalisés par le déménageur, à l'exclusion de certains cas : force majeure, incident causé par l’entreprise ou un tiers responsable, vices propres/antérieurs à l'objet déménagés.

Le plus souvent, les déménageurs déclinent toute responsabilité concernant les opérations non menées par leurs équipes.

La garantie dommage permet une meilleure couverture

La garantie dommage permet de couvrir plus largement l’entreprise en assurant le mobilier, indépendamment du responsable de la casse : que ce soit par les déménageurs ou par un tiers. Cette assurance a pour mission de couvrir tous les risques encourus selon la valeur estimée et pendant toute la durée du déménagement.

De plus, cette garantie dommage inclut les cas de force majeure indépendante de la responsabilité propre du déménageur (vol du camion, accident de la route, etc.).

Quel est le coût d’une assurance dommage

En moyenne, l’assurance dommage s’élève entre 200€ et 300€ pour l'équivalent de 40 m3 à déménager.

Dois-je changer de fournisseur d'accès à internet et de telephonie lors de mon déménagement d'entreprise ?

Déménagement pro : changer de téléphonie mobile

À l'occasion de son déménagement, le professionnel doit effectuer un changement d'adresse auprès de son fournisseurs de téléphonie mobile. La souscription d'un contrat avec un prestataire unique permet d'alléger et de regrouper les démarches administratives.

Cependant, le téléphone mobile ne nécessite pas de changer son fournisseur à l'occasion d'un déménagement, mais seulement de le prévenir de sa nouvelle adresse postale.

À noter : le déménagement n’est pas une clause de résiliation de son contrat de téléphonie.

Déménagement pro : changer de fournisseur internet

L'abonnement Internet ADSL est rattaché à l'adresse des bâtiments professionnels. De fait, le déménagement du pro va entraîner une résiliation ou un transfert de son abonnement. À cette occasion, cette opération pourra entraîner des frais de transfert qui vont varier selon les opérateurs.

Est-ce qu'il y a des démarches auprès de sa banque en cas de déménagement professionnel ?

Le changement d'adresse doit également être indiqué à sa banque. Dans le cas d'une banque régionale, un nouveau numéro de compte pourra être à demander entraînant l'émission d'un nouveau RIB.